Sistema de Gerenciamento de conteúdo (CMS)
Informações precisas constituem a base de tudo que fazemos, elas nos dá o conhecimento necessário para tomadas de decisões acertadas no momento certo. Mas a maior parte do conhecimento e do conteúdo de uma organização estão espalhados por muitos departamentos, grupos de trabalhos e funcionários. A informação é armazenada em servidores de arquivos departamentais, computadores pessoais e armários, onde pequenos grupos de pessoas têm acesso.
Como fazer para o conhecimento coletivo de uma organização, tornar-se facilmente disponível para aqueles que dependem desta informação para o seu dia a dia? Como organizar e gerenciar todas essas informações, mantendo um elevado grau de precisão e um baixo grau de duplicação de conteúdo? Você pode fazer isso com um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS).
A idéia básica por trás de um CMS é a de separar o gerenciamento do conteúdo do design gráfico das páginas que apresentam o conteúdo. O design das páginas que apresentam os conteúdos é colocado em arquivos chamados moldes (templates), enquanto o conteúdo é armazenado em banco de dados ou arquivos separados. Quando um usuário solicita uma página, as partes são combinadas para produzirem a página HTML padrão. A página resultante pode incluir conteúdos de diferentes fontes.
O CMS deve permitir que os próprios colaboradores, no papel de autores, criarem seus conteúdos sem necessidade de intermediários. Em seguida, estes conteúdos são armazenados em repositórios centralizados para serem tratados (gerenciados, padronizados, formatados e publicados) através do CMS. O CMS deve gerir também as revisões, atualizações e o controle de acesso, garantindo confiabilidade ao que será publicado e segurança quanto à propriedade e a autoria dos conteúdos.
Um aspecto importante do CMS é a possibilidade de serem configurados processos simples de controle de fluxos de trabalho, para distribuição dos conteúdos nos canais de comunicação. Ao gerenciar a forma como os conteúdos são publicados, o CMS estabelece fluxos padronizados de trabalho, que definem os ciclos de vida desses conteúdos. Por exemplo, a empresa que anuncia seus produtos na web deverá retirar do site as promoções quando os estoques terminarem, sob pena de se obrigar a continuar vendendo aqueles produtos por preços indevidos.
Um bom CMS deve tornar possível a equipe colaborar na criação, edição e exclusão de conteúdos. Algumas das funcionalidades básicas cobertas são: esquemas de segurança baseados em papeis, sindicalização de conteúdo, suporte à criação de catálogos, indexação, busca e workflow.
Benefícios de um CMS
Um CMS oferece benefícios para ambos: administradores e autores. Talvez o maior deles é a possibilidade de usar templates e elementos comuns de design que asseguram a consistência de apresentação do site como um todo. A responsabilidade pela aparência das páginas web é retirada dos autores e centralizada. Isso simplifica a manutenção do site.
Autores podem se concentrar no conteúdo ao invés de terem que se preocupar também com a apresentação. Para alterar a aparência do site, os administradores precisam apenas modificar os templates e não cada uma das páginas individualmente.
Um CMS simplifica também a delegação de responsabilidades pela provisão e manutenção do conteúdo do portal. Um CMS possibilita, em geral, níveis diferentes de acesso serem configurados para separar áreas do portal sem que o responsável pela configuração tenha que descer ao nível de controle de permissão do sistema operacional. Em geral essa operação pode ser feita através da interface do navegador.
Funcionalidades extras, tais como mecanismos de busca, calendários, webmail, e outros componentes podem ser construídos no próprio ambiente, ou disponibilizados por terceiros como plug-ins. A provisão de funcionalidades economiza tempo que seria normalmente gasto no desenvolvimento ou tentativa de integrar tais componentes. CMS’s mais avançados oferecem benefícios adicionais de segurança, ferramentas de gerenciamento, facilitam a interação com a base de dados, além de ferramentas de indexação e catálogo. Estes benefícios reduzem o tempo de desenvolvimento de outros componentes do portal e garantem a sua evolução.
Em resumo a implantação de um CMS ajuda as empresas a:
· Padronizar as estruturas de conteúdo e manutenção do controle de apresentação e uso da marca em toda a organização;
· Aumentar a eficiência das equipes: usuários (autores) publicam suas informações e técnicos (administradores) cuidam da infra-estrutura;
· Agregar valor aos conteúdos web à partir do estabelecimento de fluxos de trabalho com processo de aprovação padronizado;
· Reduzir custos de atualização de seus conteúdos e aumentar a velocidade e freqüência da publicação de novas informações;
· Reduzir custos de criação/manutenção/evolução disponibilizando componentes pré-fabricados e processos pré-automatizados.
Além disso, ao permitir que os próprios autores façam de forma adequada e segura a atualização de seus conteúdos, diminui-se a carga de trabalho da equipe de TI.
Tecnologia
Até aqui vimos o conceito de gerenciamento de conteúdo, agora falta o sistema. O sistema seria a ferramenta que levaria o conceito para prática, existe no mercado diversos CMS´s. Porém nosso objetivo era buscar um CMS open source e nesta categoria também existem várias opções, analisamos cada uma delas e chegamos a seguinte conclusão: Drupal.
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